Confecámaras

LEY 590 DE 2000

Artículo 11o. Registro Único de las Mipymes. Con el propósito de reducir los trámites ante el Estado, el Registro Mercantil y el registro único de proponentes se integrarán en el Registro Único Empresarial, a cargo de las Cámaras de Comercio, el cual tendrá validez general para todos los trámites, gestiones y obligaciones, sin perjuicio de lo previsto en las disposiciones especiales sobre materias tributarias, arancelarias y sanitarias.

Atendiendo criterios de eficacia, economía, buena fe, simplificación facilitación de la actividad empresarial, la Superintendencia de Industria y Comercio, regulará la organización y funcionamiento del Registro Único Empresarial, garantizando que, específicamente, se reduzcan los trámites, requisitos, e información a cargo de las micro, pequeñas y medianas empresas, y que todas las gestiones se puedan adelantar, además, por Internet y otras formas electrónicas.

Parágrafo. La regulación que realice la Superintendencia de Industria y Comercio deberá, en todo caso, hacerse en armonía con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros de que trata el presente artículo.

IMPLEMENTACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL

Circular Externa No. 05 de 2002 SIC (Modificatoria de la Circular Única en cuanto implementa el Sistema Único de Registro Mercantil y de proponentes)

De acuerdo con lo previsto en el numeral 7, artículo 2o. del Decreto 2153 de 1992 le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, sus federaciones y confederaciones, de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia y coordinar lo relacionado con el Registro Único Mercantil.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 27o. del Código de Comercio, el Registro Mercantil se llevará por las Cámaras de Comercio y corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio determinar los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dar las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución.

De acuerdo con lo señalado en el numeral 21, artículo 2o. del Decreto 2153 de 1992 la Superintendencia de Industria y Comercio podrá instruir a sus destinatarios sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones al igual que fijar criterios técnicos y jurídicos que faciliten su cumplimiento y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.

En el artículo 11o. de la Ley 590 de 2000 con el fin de reducir trámites ante el Estado se integran el registro mercantil y el registro de proponentes en el Registro Único Empresarial.

En el artículo 11o. de la Ley 590 de 2000 se faculta a la Superintendencia de Industria y Comercio para que, atendiendo criterios de eficacia, economía, buena fe, simplificación y facilitación de la actividad empresarial, regule la organización y funcionamiento del Registro Único Empresarial, garantizando que, específicamente se reduzcan los trámites, requisitos e información a cargo de las micro, pequeñas y medianas empresas, y que todas las gestiones se puedan adelantar, además, por Internet y otras formas electrónicas.

De acuerdo con el numeral 4, artículo 2o. del Decreto 2153 de 1992 el Superintendente de Industria y Comercio podrá decretar, cuando lo considere pertinente y según las circunstancias, la suspensión o cierre de las Cámaras de Comercio y de acuerdo con lo previsto en el numeral 2 del mismo artículo solicitar a las juntas directivas de las Cámaras de Comercio la remoción de sus dignatarios y empleados, cuando lo considere necesario para la buena marcha de las mismas.

Con fundamento en las disposiciones mencionadas la Superintendencia de Industria y Comercio imparte las siguientes instrucciones que adicionan el Capítulo primero, Título VIII de la Circular Única.

1. Adicionase al Capítulo Primero, Título VIII de la Circular Única el numeral 1.5 el cual quedará así:

"1.5 Implementación del registro único empresarial

1.5.1 Implementación del Sistema Único de Registro Mercantil y de Proponentes

Las Cámaras de Comercio deberán dar cumplimiento a lo previsto en la presente circular a fin de que se unifique el Registro Único Mercantil y el Registro Único de Proponentes de manera que se logren los objetivos previstos en el artículo 11o. de la Ley 590 de 2000 y demás normas concordantes. Para el efecto, las Cámaras de Comercio deberán implementar un Sistema Único de Registro Mercantil y de Proponentes, en adelante el sistema, de tal suerte que tales registros sean únicos y accesibles desde cualquier cámara o por vías electrónicas de acuerdo con los requerimientos funcionales que se establecen en el número 1.5.3 de este Capítulo.

Para lo cual deberán cumplir con el plan de trabajo que se prevé a fin de que el sistema se encuentre en operación el 1 de enero de 2005.

1.5.2 Adecuaciones del registro mercantil

A cada comerciante inscrito se le asignará un número único a nivel nacional, el cual contendrá como parte principal el número de la cédula de ciudadanía si se trata de persona natural o el número de identificación tributaria NIT o cualquier otro número de identificación nacional adoptado de manera general si es persona jurídica y se le abrirá un expediente en el cual se archivarán los documentos relacionados con su inscripción en el registro mercantil; por lo tanto, ningún comerciante podrá identificarse con un número diferente. Si el comerciante está inscrito o desea inscribirse también como proponente, deberá manejarse el mismo número para las dos inscripciones de tal forma que el número único sea personal a nivel nacional, para todos los registros a cargo de las Cámaras de Comercio.

La matrícula del comerciante y del establecimiento de comercio, así como su renovación, se efectuarán mediante la presentación del formulario único del registro único empresarial, en su anexo correspondiente al registro mercantil, debidamente diligenciado.

El Registro Único Empresarial se entenderá renovado en los términos y condiciones previstos para el registro mercantil, en conformidad con lo dispuesto en el artículo 33o. del Código de Comercio.

En el formulario único de inscripción en el registro único empresarial, deberá constar la información relativa a proponentes, comerciantes y entidades sin ánimo de lucro.

El formulario deberá ser organizado en anexos separables, que atiendan los requerimientos de cada registro que compone el registro único empresarial, de tal manera que se permita al usuario la utilización exclusiva del anexo o anexos de su interés y contendrá como página principal la carátula única empresarial.

Las Cámaras de Comercio, a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio presentarán a la Superintendencia de Industria y Comercio para su aprobación, el esquema gráfico del formulario único del registro único empresarial, a más tardar dentro del mes siguiente a la publicación del presente acto administrativo. Los modelos de formularios serán uniformes en todas las Cámaras de Comercio.

1.5.3 Requerimientos funcionales

El sistema que implementen las Cámaras de Comercio deberá estar en capacidad de satisfacer las funciones que se relacionan en este capítulo. Las Cámaras podrán adoptar cualquier sistema que consideren adecuado para lograr estos propósitos. Para realizar los desarrollos y operar el sistema podrán emplear los mecanismos que consideren más eficientes y contratar asesorías o servicios externos. Podrán realizar acuerdos entre cámaras o con las confederaciones y federaciones para que los desarrollos necesarios los haga una por cuenta de la otra.

En todo caso cualquier sistema que se emplee no implica traslado de la responsabilidad del cumplimiento de lo previsto en esta circular o de las obligaciones que acarrea llevar el Registro Único Empresarial de acuerdo con su competencia territorial.

1.5.3.1 Requerimientos de servicio

El sistema puede incluir procedimientos, equipos de cómputo, comunicaciones y seguridad, programas, archivos documentales físicos o electrónicos, sistemas de transporte o mensajería, reglamentos, sistemas de pagos o compensación o contratos que permitan cumplir con los requerimientos funcionales que se señalan:

a) Registro desde cualquier Cámara: sujeto al cumplimiento de las previsiones legales y reglamentarias, las Cámaras de Comercio deberán llevar el Registro Único Empresarial de tal forma que se permita a los comerciantes y usuarios de este registro tramitar la matrícula, renovación, inscripción de documentos, consultas, certificación y consolidación de información desde cualquier Cámara de Comercio respecto de cualquier información o documento o registro que repose o deba reposar en cualquier Cámara de Comercio del país.

b) Duplicidad de inscripciones: el sistema debe permitir que en los casos de múltiple inscripción, tales como los que tratan los artículos 29, 35, 111, 160, 228 y 1210 del Código de Comercio y en los artículos 98 y 157 de la ley 222 de 1995, el comerciante, si lo considera conveniente, pueda solicitar la inscripción desde cualquiera de las Cámaras donde se requiera tal inscripción con destino a todas o algunas de las Cámaras donde deba realizar la inscripción.

c) Separación de responsabilidades: el sistema debe prever los mecanismos para que se separe la responsabilidad que le corresponde a cada una de las cámaras. Específicamente debe permitir distinguir si las responsabilidades se generan en las tareas meramente accesorias de las cámaras que lleguen a servir de intermediarias o le corresponden a la cámara que debe realizar el trámite de objeto de la solicitud. En esta medida el sistema debe incluir un procedimiento, sistema o control que le permita determinar, en caso de presentarse una anomalía, a qué cámara le corresponde que tipo de responsabilidad.

d) Consulta de información por características: el sistema debe permitir a los comerciantes y al público en general la consulta a nivel nacional de la información que repose en el Registro Único Empresarial permitiendo establecer criterios de búsqueda que involucren todos o algunos de los campos que componen el Registro Único Empresarial. Los criterios de búsqueda deben permitir versatilidad y debe incluir por lo menos, búsquedas de texto, rangos de valores y la combinación simultánea de estos criterios con operadores booleanos.

e) Acceso a la información a través de Internet: el sistema debe permitir la consulta de información a través de Internet con las características señaladas en el numeral anterior.

f) Impugnación: sin perjuicio del cumplimiento del requisito relativo a la presentación personal, se debe permitir la presentación de impugnaciones previstas en las normas correspondientes desde cualquier Cámara de Comercio.

g) Operación continua: el sistema debe estar en operación continua durante los horarios de atención de las cámaras y durante 24 horas 7 días a la semana para el servicio de Internet, salvo en los periodos que se requiera para mantenimiento, los cuales deben ser anunciados y contenidos en la página principal del sistema de consulta por Internet. El plan de contingencia debo prever un procedimiento para que, en caso de falla del sistema, se restituya la operación en un plazo no superior a 72 horas.

1.5.3.2. Funciones de verificación:

El sistema que implemente la operación del Registro Único Empresarial deberá permitir las siguientes verificaciones:

a) Control de Número de Registro: el sistema de información debe prever un procedimiento de numeración que garantice la adjudicación de números únicos a nivel nacional para la identificación de registros, "matrículas, renovaciones, documentos y demás información de tal manera que se pueda verificar la secuencia a nivel nacional.

b) Control de homonimia: el sistema de información debe permitir a futuro la verificación a nivel nacional a que hace referencia el artículo 35o. del código de comercio.

c) Control de Inhabilidades, impedimentos y prohibiciones: el sistema debe contener la información necesaria para que puedan ser controlables los casos en que la ley prevea inhabilidades, impedimentos o prohibiciones a personas naturales o jurídicas respecto del ejercicio del comercio a nivel nacional.

d) Control de prendas: el sistema debe llevar el control de todos los registros de contratos de prenda que se refieran a un mismo bien identificando todos los contratos registrados, las Cámaras en que se registraron y el orden de prelación de las prendas de acuerdo con la fecha de registro de la prenda.

1.5.3.3 Requerimientos de Seguridad

El sistema que implemente el Registro Único Empresarial deberá tener previstos los siguientes controles:

a) Roles: tanto en los procedimientos computacionales como en los manuales se deben definir los alcances y restricciones de cada uno de los involucrados. Se debe definir el nivel y control de acceso que tienen cada uno de los usuarios del sistema.

b) Auditoría: se debe garantizar un registro de todas las operaciones realizadas en el sistema de información de tal manera que se pueda identificar el responsable del registro u operación y la fecha en que los realiza. Se debe designar un auditor que revise los registros. La Superintendencia de Industria y Comercio una vez definido el sistema que se utilizará determinará las características de la auditoría.

c) Copia de respaldo: se debe prever e instrumentar un procedimiento de copia de respaldo de la información que se encuentre en medio magnético y de los programas computacionales de tal suerte que se independicen los riesgos de uno y otro y de tal manera que sea posible su reconstrucción.

d) Seguridad de las instalaciones: el sistema de información debe contar con protecciones físicas tales que: sólo se permita el ingreso a personas autorizadas, se controlen las condiciones físico-ambientales y de operación que sean exigidas o recomendadas por los lubricantes del hadware. Adicionalmente, se debe contar con equipo de protección y detección de incendios.

e) Control de acceso lógico en el sistema computacional: el sistema debe contener los componentes necesarios para restringir el acceso por vía electrónica sólo a los componentes y usuarios del sistema autorizados y debe controlar que las operaciones que estos realicen se restrinjan a las permitidas. Estos componentes deben ser incluidos en el diseño del sistema.

f) Plan de contingencia: se debe diseñar un plan de contingencia con el fin de controlar los riesgos y garantizar la continuidad de la operación del sistema de tal suerte que no se produzcan interrupciones de más de tres días.

1.5.3.4 Proyección de servicio

El sistema debe diseñarse de tal manera que permita atender el tráfico esperado en una proyección a 5 años incluyendo los picos de demanda.

1.5.3.5 Requerimientos de conversión

Las Cámaras deberán diseñar un procedimiento para que se realice la transición de los sistemas de información a las del nuevo sistema. En todo caso estos procedimientos deben involucrar:

a) Control de homonimia de casos previos a la consolidación del sistema: al momento de la conversión el sistema debe reportar una alerta cuando encuentre homónimos a fin de que los comerciantes registrados con el mismo nombre se enteren y puedan dirimir su conflicto de común acuerdo o ante las instancias competentes.

b) Registros anteriores: todos los registros del Registro Mercantil y del Registro Único de Proponentes previos a la implementación de lo dispuesto en esta circular que se pudieran requerir para trámites de certificación, consulta o renovación deben estar incluidos dentro del sistema de información de tal manera que permita la operación adecuada del Registro Único Empresarial de acuerdo con los requerimientos establecidos en esta circular.

c) Unificación de números: todos los registros señalados en el número anterior deben ser numerados de acuerdo con un procedimiento coherente que se adapte al sistema de numeración que se adopte en el nuevo sistema de información de acuerdo con lo dispuesto en esta circular. El sistema adoptado debe permitir la consulta utilizando la referencia de cualquiera de las dos numeraciones.

1.6 Ejecución del proyecto

1.6.1 Cronograma (Modificado por la Circular Externa No. 014 del 2002)

La Circular Única fue modificada en su Título VIII Capítulo Primero a través de la Circular Externa No. 05 de marzo 11 de 2002, estableciéndose el cronograma para la implementación del sistema único de registro mercantil y proponentes.

La Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Confecámaras, solicitó a esta Superintendencia la ampliación de las fechas provistas por el cronograma en sus primeras etapas, toda vez que las fechas previstas resultan demasiado estrechas para las actividades que deben realizarse.

Teniendo en cuenta lo anterior, atendiendo a que se avecina cambio en las juntas directivas de las Cámaras de Comercio del país, y dada la importancia de las decisiones que deben tomarse al seno de las mismas, esta Entidad encuentra procedente modificar la Circular Única en el acápite del Título VIII Capítulo Primero numerales 1.6.1 y 1.6.2.2.,

El cronograma contenido en el numeral 1.6.1 quedará así:

Las actividades que comprende cada una de las etapas son las que se indican a continuación:

a) Reglas de distribución y participación en toma de decisiones: acuerdo entre las Cámaras en el que se establezca la forma como se dirigirá el proyecto de desarrollo del sistema de información, las reglas relativas a la toma de decisiones del proyecto, la forma como se distribuirán los gastos. La adopción de tales reglas deberá hacerse vinculante respecto de todas las cámaras. En todo caso las reglas que se adopten deberán ser informadas a las juntas directivas de las Cámaras de Comercio. Las funciones y decisiones que se trasladen al equipo de coordinación conllevarán la responsabilidad de todas o algunas de las Cámaras, caso en el cual se deberá precisar cuáles.

b) Selección del equipo de coordinación y seguimiento: selección de las personas responsables de la coordinación y seguimiento del proyecto. Para el efecto la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Confecámaras o cualquier otra confederación o federación podrá ser designada.

c) Definición detallada de requerimientos funcionales: realización del documento en el cual se detalle los requisitos del sistema de información e incluya el desglose de todos los requerimientos funcionales señalados en el número 1.5 de este capítulo. Este documento debe contar con la aprobación de las cámaras mediante el proceso que se haya determinado previamente.

d) Definición y entrega del cronograma detallado de desarrollo: cronograma oficial del proyecto detallado de las actividades que se desarrollarán. Dicho cronograma en todo caso deberá ajustarse de tal manera que debe dar cumplimiento por lo menos a las fechas señaladas en el cronograma general que se señala en este artículo.

e) Estimación del valor del proyecto: estimativo del costo total del proyecto y de la proporción que le corresponde pagar a cada Cámara de Comercio al igual que los tiempos en que se deberán efectuar los desembolsos.

f) Definición de los términos de referencia o de las especificaciones detalladas del sistema a desarrollar: definición de los términos de referencia o de las especificaciones detalladas del sistema de información que se va a desarrollar y que servirán para realizar el concurso o concursos para seleccionar contratistas y proveedores. En caso de que el sistema o parte de él se desarrolle con recursos y personal propio de las Cámaras, presentación de un documento que indique las tareas, tiempos y resultados que los equipos que se definan para el efecto deberán observar a fin de desarrollar el sistema de manera coherente y eficiente. Estos términos deben incluir los criterios de la conversión y selección de los registros anteriores que van a ser migrados al nuevo sistema, indicando el procedimiento que se seguirá para garantizar la integridad y trazabilidad de este proceso.

g) Apropiación de recursos: apropiación en los presupuestos del año 2002 de los recursos necesarios para desarrollar el proyecto y que deberán ser aportados por parte de las Cámaras de Comercio o de sus confederaciones. Cada cámara o confederación debe prever mecanismos o apropiaciones adicionales que permitan cubrir los sobrecostos o gastos no previstos.

h) Selección del contratista o quien vaya a desarrollar el proyecto: selección de los contratistas o asignación del personal que va desarrollar el sistema de información.

i) Finalización del desarrollo e inicio de pruebas: diseño, programación e instalación del software y hardware, equipos de comunicaciones y en general las instalaciones donde operarán o donde se almacenará la información.

j) Adecuaciones respecto de los reportes y obligaciones: las Cámaras deberán indicar las adecuaciones a sus reportes y procedimientos que se generan por la adopción de sistema, necesarias a fin de continuar dando cumplimiento a las obligaciones que le son propias según lo dispuesto en la Circular Única de 2001 Título VIII Capítulo II de la Superintendencia de Industria y Comercio.

k) Pruebas: realización de las pruebas del sistema de información sobre todas las operaciones y funciones previstas desde cada una de las Cámaras de Comercio. Los resultados de las pruebas deben garantizar que los servicios se puedan prestar dentro cíe los plazos establecidos en la presente circular.

l) Migración: inclusión en el sistema de toda la información que deba trasladarse al registro único empresarial que se encontrara contenida en el registro mercantil y en el registro único de proponentes.

m) Inicio de operación del sistema: iniciación en la prestación del servicio al público con el sistema operando la totalidad de las funciones previstas.

1.6.2 Interacción con la Superintendencia de Industria y Comercio

El equipo coordinador del proyecto deberá presentar los siguientes informes a fin de que la Superintendencia de Industria y Comercio pueda evaluar el cumplimiento de las tareas dentro de los tiempos y condiciones establecidas.

1.6.2.1 Reportes periódicos

Se debe informar el estado del proyecto en un reporte bimensual que por lo menos debe tener:

a) Indicación del cumplimiento de las actividades incluidas en el cronograma general y el detallado. En todo caso se debe señalar las cámaras en las que recae directa o indirectamente la responsabilidad por los atrasos o incumplimientos.

b) Porcentaje de ejecución y retraso del proyecto.

c) Las medidas correctivas que se tomarán para adecuarse al cronograma previsto cuando quiera que se haya presentado algún atraso, incluyendo la reprogramación de fechas con el fin de alcanzar a dar al menos cumplimiento a los plazos exigidos en esta circular.

1.6.2.2 Reportes esporádicos (Modificado por la Circular Externa No. 14 del 2002).

En adición a los reportes periódicos señalados, se deben presentar los siguientes reportes en los plazos señalados:

a) Documento en el cual se formaliza el acuerdo entre las cámaras sobre la forma como se dirigirá el proyecto de desarrollo del sistema de información, las reglas relativas a la toma de decisiones del proyecto, la forma como se distribuirán los gastos. Plazo: 2002/07/31.

b) Documento en el cual se definen los requerimientos funcionales con la correspondiente aprobación. Plazo: 2002/08/15

c) Cronograma oficial detallado del proyecto. Plazo: 2002/08/15.

d) El Estimativo del costo total del proyecto. Plazo: 2002/09/30.

e) Entrega de los términos de referencia para contratar o desarrollar el sistema de información indicando los requerimientos de migración. Plazo: 2002/11/30

f) Documento en el que conste que las Cámaras de Comercio realizaron la apropiación presupuestal requerida. Plazo: 2003/01/15.

g) Indicación de los contratistas seleccionados para realizar el proyecto y/o personal asignado para la realización del proyecto indicando sus funciones y organización jerárquica. Plazo: 2003/04/15.

h) Informe precisando las adecuaciones a sus reportes y procedimientos que se generan por la adopción del sistema, necesarias a fin de continuar dando cumplimiento a las obligaciones que le son propias según lo dispuesto en la Circular Única Título VIII Capítulo Segundo de la Superintendencia de Industria y Comercio. Plazo: 2004/10/15.

i) Documentación de las pruebas realizadas del sistema. Plazo: 2004/12/15.

2. La presente circular deroga el inciso primero del número 1.1.2, los incisos primero y noveno del 1.2.2 y el inciso segundo del número 1.2.4, todos del capítulo I, Título VIII de la Circular Única de 2001. 

Resolución 30475 de 2004 SIC

Modifica la Circular No. 05 del 2002 (incorporada en la Circular Única)

Primero. Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 27o. del Código de Comercio, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio, determinar la forma de hacer las inscripciones en el registro mercantil y dar las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento del mismo.

Segundo. Que de acuerdo con el artículo 11o. de la ley 590 de 2000, "la Superintendencia de Industria y Comercio, regulará la organización y funcionamiento del Registro Único Empresarial, garantizando que, específicamente, se reduzcan los trámites, requisitos, e información a cargo de las micro, pequeñas y medianas empresas, y que todas las gestiones se puedan adelantar, además, por Internet y otras formas electrónicas", "[a] tendiendo criterios de eficacia, economía, buena fe, simplificación y facilitación de la actividad empresarial"...

Tercero. Que de conformidad con lo señalado en el parágrafo del artículo mencionado en el considerando anterior, la regulación que realice la Superintendencia de Industria y Comercio del Registro Único Empresarial, deberá hacerse en armonía con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en los códigos.

Cuarto. Que según lo dispuesto en el artículo 2, numerales 7 y 21 del decreto 2153 de 1992. Corresponde a la Superintendencia coordinar lo relacionado con el registro único mercantil e impartir instrucciones sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones sobre esta materia, fijar los criterios que faciliten su cumplimiento y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.

Quinto. Que en ejercicio de las funciones antes señaladas, la Superintendencia de Industria y Comercio expidió las circulares externas números 05, 14 y 20 de 2002, mediante las cuales impartió instrucciones tendientes a la implementación del Sistema Único de Registro Mercantil y Proponentes, las que fueron incorporadas a la Circular Única de esta Entidad, bajo los numerales 1.5 y 1.6, Capítulo Primero del Título VIII.

Sexto. Que de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.5.1, Capítulo Primero, Título VIII de la Circular Única, con la implementación del Sistema Único de Registro Mercantil y de Proponentes, tales registros serán accesibles desde cualquier cámara o por vías electrónicas.

Séptimo Que en el literal b), numeral 1.5.3.1, Capítulo Primero, Título VIII de la Circular Única, se estableció como requerimiento Funcional, en relación con la duplicidad de inscripciones en el registro mercantil, que "[e] el sistema debe permitir que en los casos de múltiple inscripción, tales como los que tratan los artículos 29, 35, 111, 160, 228 y 1210 del código de comercio y en los artículos 98 y 157 de la ley 222 de 1995, el comerciante, si lo considera conveniente, pueda solicitar la inscripción desde cualquiera de las cámaras donde se requiera tal inscripción con destino a todas o algunas de las cámaras donde deba realizar la inscripción".

Octavo. Que la finalidad del Registro Único Empresarial es la reducción de trámites, requisitos e información, de manera que se facilite la actividad de las empresas.

Noveno. Que teniendo en cuenta lo anterior y con el fin de que se cumplan los objetivos señalados en la ley al establecer el Registro Único Empresarial, esta Superintendencia considera necesario impartir instrucciones acerca de la forma como deben realizar las Cámaras de Comercio las inscripciones, en aquellos casos en los que la ley establece la obligación de inscribir un mismo acto o documento en diferentes Cámaras de Comercio, y sobre la manera de efectuar el control de homonimia de que trata el artículo 35o. del Código de Comercio.

En consecuencia, resuelve:

Artículo primero. Modificar el literal b), numeral 1.5.3.1, Capítulo Primero, Título VIII de la Circular Única, el cual quedará así:

"b) Duplicidad de inscripciones: el sistema debe permitir que en los casos de múltiple inscripción, como por ejemplo, los que tratan los artículos 29, 35, 111, 160, 165, 228, 953 y 1210 del código de comercio, los artículos 98 y 157 de la Ley 222 de 1995, o los artículos 11, 23, 31 y 36 de la Ley 550 de 1999, el comerciante pueda solicitar la inscripción desde cualquier Cámara de Comercio del país".

Articulo segundo. Modificar el literal b), numeral 1.5.3.2. Capitulo Primero, Titulo VIII de la Circular Única, el cual quedará así:

"b) Control de Homonimia: el sistema de Información debe permitir la verificación a nivel nacional a que hace referencia el artículo 35o. del código de comercio."

Articulo tercero. Modificar el literal a), numeral 1.5.3.5, Capítulo Primero, Título VIII de la Circular Única, el cual quedará así:

“a) Control de homonimia de casos previos a la consolidación del sistema: a partir de la fecha de entrada en operación del Registro Único Empresarial el sistema debe permitir identificar los casos previos de homonimia a nivel nacional".

Artículo cuarto. Adicionar el Capítulo Primero, Título VIII de la Circular Única expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, con el siguiente numeral:

1.7. Operación del registro único empresarial

1.7. 1 Inscripciones múltiples

"A partir de la fecha de entrada en operación del Registro Único Empresarial, en los casos en que la ley establezca la obligación de inscribir un mismo acto o documento en diferentes Cámaras de Comercio, como por ejemplo, los que tratan los artículos 29, 35, 111, 160, 165, 228, 953 y 1210 del Código de Comercio, los artículos 98 y 157 de la Ley 222 de 1995, o los artículos 11, 23, 31 y 36 de la Ley 550 de 1999, el comerciante podrá solicitar que el acto o documento inscrito en la cámara del domicilio principal de la sociedad, en cualquiera de los lugares de celebración o cumplimiento del acto o contrato, o de ubicación de los bienes, según corresponda, sea inscrito en las demás cámaras donde de acuerdo con la ley, también se requiera inscribir dicho acto o documento. Para tal efecto, el comerciante deberá pagar los derechos correspondientes.

Corresponderá exclusivamente a la Cámara de Comercio que de acuerdo con la ley realice la primera inscripción efectuar el control de legalidad y conocer de los recursos que se interpongan con ocasión del mismo.

Cuando el comerciante solicite la inscripción de un acto o documento previamente inscrito en otra Cámara de Comercio, se deberá informar esta circunstancia a la cámara ante la cual se solicita la nueva inscripción y suministrar los datos correspondientes.

LA CARÁTULA ÚNICA

Resolución 243 del 2002 - DANE

Artículo 1o. Establecer para todos los fines estadísticos de recolección de información empresarial, la Carátula Única Empresarial, acordada en la mesa interinstitucional para la evaluación de requerimientos de información empresarial, constituida por el Gobierno Colombiano dentro del proyecto de gestión antitramites empresariales, para lograr la identificación única de las empresas colombianas a través de un instrumento estándar de recolección de información.

Artículo 2o. El objetivo específico de la Carátula Única Empresarial, es facilitar el proceso de respuesta de las empresas a los requerimientos de información del estado.

El establecimiento del formato único empresarial para el registro, recolección y sistematización de la información entre las entidades del estado, optimiza los requerimientos de información, promoviendo una relación más eficiente y transparente entre las empresas, la administración pública y las entidades privadas que prestan servicios relacionados al registro y formalización.

Artículo 3o. La presente resolución apoya el proceso de normalización e integración de los diferentes sistemas de información de las instituciones del Estado, a través de la estandarización de la información básica recolectada.

Artículo 4o. Los campos de información de la Carátula Única Empresarial, se agrupan a través de un formato (carátula) de recolección de información denominado Carátula Única Empresarial, la cual se compone de datos sobre: identificación, ubicación, tipo de organización, fecha de constitución, composición de capital, estado actual, composición de establecimientos, clasificación de la actividad económica, datos generales y la información sobre diligenciamiento. Estos datos con su explicación y la descripción de los campos que los componen se presentarán en la cartilla de la Carátula Única Empresarial, establecida por el comité interinstitucional.

Artículo 5o. Los cambios que se presentan a la carátula única, solo podrán ser acordados en la mesa interinstitucional para la evaluación de requerimientos de información empresarial y los adoptará el DANE a través de acto administrativo.

CREACIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA DE COMERCIO EXTERIOR

Decreto 4149 de 2004

Artículo 1o. Ventanilla Única de Comercio Exterior. A más tardar el 30 de junio de 2005, el Gobierno Nacional pondrá en funcionamiento la “Ventanilla Única de Comercio Exterior”, administrada por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y soportada en medios electrónicos, por medio de la cual las entidades administrativas relacionadas con esta materia compartirán la información pertinente y los usuarios realizarán las siguientes actividades:

a) Tramitar las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos que exigen las diferentes entidades competentes para la realización de las operaciones específicas de exportación e importación, y

b) Consultar información relacionada con los procedimientos previos a la importación y exportación.

Las entidades administrativas que intervienen en las operaciones de comercio exterior deberán implementar los mecanismos electrónicos que permitan suministrar, recibir, consultar y compartir la información pertinente en la Ventanilla Única de Comercio Exterior, en red y en línea, los cuales deberán estar operando integralmente a más tardar el 30 de junio de 2005.

Los recaudos legalmente establecidos que se efectúen por concepto de las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos de las diferentes entidades administrativas para la realización de las operaciones de comercio exterior, se llevarán a cabo a través del pago electrónico con que contará la Ventanilla Única de Comercio Exterior.

Artículo 3o. Consulta Electrónica del Registro Único Tributario y del Registro Único Empresarial. A más tardar el 30 de junio de 2005. Para efectos de otorgar las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos a, que haya lugar en las operaciones de comercio exterior de bienes, servicios y tecnología, las entidades administrativas deberán consultar en línea los datos correspondientes al Certificado de Existencia y Representación Legal en el acceso que para el efecto determine la autoridad competente y, el Registro Único Tributario en el acceso que determine la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

En ningún caso se podrá exigir al usuario la presentación física de estos documentos.

Circular 006 de 2005 SIC

1. Objeto
Impartir instrucciones a las Cámaras de Comercio para que, en coordinación con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, establezca un sistema que permita el suministro de información del Registro Único Empresarial para la implementación y adecuado funcionamiento de la Ventanilla Única de Comercio Exterior.

2. Fundamento legal 

2.1 Ley 590 de 2000. Artículo 11
En el artículo 11o. de la Ley 590 de 2000 se dispone: “Registro Único de las Mipyme. Con el propósito de reducir los trámites ante el Estado, el Registro Mercantil y el Registro Único de Proponentes se integrarán en el Registro Único Empresarial, a cargo de las Cámaras de Comercio, el cual tendrá validez general para todos los trámites, gestiones y obligaciones, sin perjuicio de lo previsto en las disposiciones especiales sobre materias tributarias, arancelarias y sanitarias.

“Atendiendo criterios de eficacia, economía, buena fe, simplificación y facilitación de la actividad empresarial, la Superintendencia de Industria y Comercio regulará la organización y funcionamiento del Registro Único Empresarial, garantizando que, específicamente, se reduzcan los trámites, requisitos e información a cargo de las micro, pequeñas y medianas empresas, y que todas las gestiones se puedan adelantar, además, por Internet y otras formas electrónicas.

“Parágrafo. La regulación que realice la Superintendencia de Industria y Comercio deberá, en todo caso, hacerse en armonía con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros de que trata el presente artículo”.

2.2 Decreto 4149 de 2004
Con el fin de promover los procesos de simplificación y automatización de trámites, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 4149 de 2004, “por el cual se racionalizan algunos trámites y procedimientos de comercio exterior, se crea la Ventanilla Única de Comercio Exterior y se dictan otras disposiciones”. En el citado decreto se establece la obligación de las autoridades administrativas relacionadas con esta materia de compartir la información pertinente y consultar electrónicamente la información del Registro Único Empresarial correspondiente al Certificado de Existencia y Representación Legal, en el acceso que para efecto determine la autoridad competente.

2.3. Decreto 2153 de 1992, artículo 2o. numerales 7 y 21
De acuerdo con lo establecido en los numerales 7 y 21 del artículo 2o. del Decreto 2153 de 1992, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio e instruir sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones en las materias objeto de su competencia, fijar los criterios que faciliten su cumplimiento y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.

3. Instructivo

De conformidad con lo establecido en el Decreto 4149 de 2004 y con el fin de facilitar la implementación y funcionamiento de la Ventanilla Única de Comercio Exterior, administrada por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, las Cámaras de Comercio deberán establecer mecanismos que permitan a las entidades administrativas que otorgan autorizaciones, permisos o vistos buenos previos a las operaciones de comercio exterior, la consulta en línea de los datos correspondientes al Certificado de Existencia y Representación Legal, así como el suministro de la información de la carátula del formulario único del Registro Único Empresarial.

Los mecanismos para la consulta y el suministro de dicha información deberán establecerse en coordinación con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

La consulta en línea de los datos correspondientes al Certificado de Existencia y Representación legal deberá estar en operación a partir del 30 de junio de 2005